De administratieve procedure start met de verzending van een aangetekende brief waarmee de betrokkene op de hoogte wordt gesteld dat hij een inbreuk heeft begaan op de wet van de politie van de spoorwegen en een administratieve boete riskeert. Hij ontvangt eveneens een kopie van de vaststelling of van het proces-verbaal van de inbreuk en wordt uitgenodigd om zijn verweermiddelen mee te delen binnen de dertig dagen.
Als de betrokkene tussen de 14 en 18 jaar was op het ogenblik van de inbreuk of meerderjarig is en een inbreuk heeft begaan die strafbaar is met een boete van categorie 4, kan hij bovendien vragen om gehoord te worden.
Pas na kennis te hebben genomen van de verweermiddelen van de betrokkene of hem desgevallend gehoord te hebben, kan de sanctionerende beambte beslissen om de bij wet voorziene administratieve boete al dan niet op te leggen. Hij mag de bedragen niet aanpassen.
De beslissing van de bestraffende beambte wordt per aangetekende brief meegedeeld aan de betrokkene.
